Résumé:

i2S CopiBook Cobalt scanner

Les objectifs de ce projet étaient de numériser la totalité du contenu de cinq périodiques historiques publiés entre 1869 et 1990 à partir d’originaux localisés à la Bibliothèque Photo Mary Evans, Blackheath.

La solution de numérisation devait:

• Livrer des images de haute qualité pour une utilisation en ligne par les chercheurs sociaux dans le monde entier.
• Être capable d’être installée sur place à la bibliothèque Mary Evans dans un espace très restreint.
• Permettre de numériser rapidement afin de respecter le délais de mise en ligne du service d’archives.

Le projet a été réalisé à l’aide de scanners de livres développés par i2S et soutenu par Spigraph, partenaire exclusif de distribution d’i2S au Royaume-Uni. La solution comprend:

• Deux scanners de livre CopiBook Cobalt RGB A2 opérés par l’équipe d’Auto Docs à la bibliothèque Mary Evans.
• Gestion de la qualité ds images et des données opérée par Auto Docs basée à Glasgow.
• La gouvernance du projet conforme à la norme ISO 27001 sécurité de l’information et de la norme ISO 9001 de gestion de projet.

« Les scanners de livres CopiBook Cobalt ont rempli nos conditions d’efficacité et aussi permis à notre équipe de livrer le projet dans les délais requis et avec pratiquement aucune renumérisation», a déclaré Pamela Tod, directrice de Auto Docs.

Auto Docs a profité d’un certain nombre de facteurs pour assurer le succès de la mission:

• De nombreuses années d’expérience dans la numérisation des livres historiques en utilisant des scanners de livres spécialisés (la gamme CopiBook).
• Du personnel expérimenté qui ont tiré parti de toutes les capacités de les scanners i2S CopiBook.
• Gestion de projet efficace : maximisation du débit, minimisation des tâches et garantie d’une livraison à temps pour la mise en ligne.

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Etude de cas dans le détail

Contexte

Opérateurs d’AutoDocs numérisant dans un espace très sombre et restreint

La bibliothèque Mary Evans Picture située dans Blackheath a été créée en 1964, avec une philosophie qui est restée inchangée depuis plus de 40 ans: avoir des images disponibles et accessibles, issues de publications diverses (livres, affiches, publicités ou estampes) datant de plusieurs siècles.  La collection comprend des copies originales de nombreux périodiques populaires illustrés dont le contenu est d’une grande valeur pour les chercheurs dans le monde entier car ils fournissent une fenêtre sur le passé de la société. Mais accéder à leur contenu signifiait soit une visite à la bibliothèque Mary Evans en personne ou des demandes ponctuelles d’exemplaires.

ProQuest, société basée  à Ann Arbor, dans le Michigan aux Etats-Unis, est une entreprise qui fournit des solutions d’accès aux contenus pour les chercheurs et les bibliothèques du monde entier. En 2014 ProQuest a obtenu les droits numériques d’un portefeuille de cinq périodiques historiques détenus à la Mary Evans, Nouvelles Illustrées de Londres Ltd. Le portefeuille se composait de Tatler, The Sphere, The Graphic, The Sketch, et Bystander, tous des périodiques publiés entre 1869 et 1990. En Mars 2014 ProQuest a émis un appel d’offres pour trouver un fournisseur de services dont la mission était de numériser la totalité du contenu de la collection dans le but de les publier en ligne (nouveau service d’archives). Plusieurs défis étaient à relever. D’abord le projet devait être entrepris sur site (la fragilité des ouvrages nécessitait de nuémriser sur place), mais l’espace disponible dans la bibliothèque pour mettre en place une opération de numérisation était extrêmement limitée. L’autre défi était de respecter les dates de livraison exigées par ProQuest – ils voulaient lancer la collection en ligne en Septembre 2014, avec au moins un catalogue partiellement complète, y compris les couvertures de magazines, pages de publicité, pages d’image ainsi que le texte imprimé, la collection de périodiques, … le tout estimé à plus de 900.000 pages.

Solution

Automated Document Services Ltd (Auto Docs) – est un prestataire de servcie de numérisation basé à Glasgow, en Écosse. Auto Docs comptabilise plus de quatorze ans d’expérience spécialisée
dans la numérisation d’ouvrages. Unique en Ecosse, Auto Docs est le seul organisme agréé aux normes 27001 de sécurité de l’information ISO, ainsi que d’avoir la certification ISO 9001 de gestion de la qualité.

Lorsque l’offre ProQuest a été publiée en mars 2014, Auto Docs a été exceptionnellement bien placé pour faire une offre forte (disponibilité à la fois des scanners et d’opérateurs qualifiés et disponibles). La capacité de numérisation des scanners CopiBook, développés par i2S, a été un atout de différenciation. Aussi, Auto Docs travaille avec la société SPIGRAPH, partenaire de distribution exclusif pour i2S au Royaume-Uni. Auto Docs a choisi le modèle CopiBook Cobalt jugé comme étant le seul scanner de livre A2 du marché pour remplir toutes les conditions et exigences du projet : haute qualité d’image et productivité élevée. Les opérateurs expérimentés d’Auto Docs ont fortement apprécié sa facilité de prise en main, le design, l’ergonomie et sa polyvalence (mode automatique et intuitifs pour numériser des livres, des manuels, des journaux, des photos et d’autres types de documents). Le principal défi pour Auto Docs a été de trouver le bon équilibre entre espace restreint et respecter les délais. L’espace au sol disponible pour accueillir l’opération de numérisation était d’environ 4m x 2m et, de ce fait, Auto Docs étaient limitée à l’installer seulement deux postes de travail de numérisation. Mais est ce que toutes ces conditions allaient permettre de nuémriser les 900.000 pages dans les temps ?

Avec la compétence et l’expérience des opérateurs, Auto Docs a cru en ses capacités à respecter les délais selons les conditions exprimées dans l’appel d’offre de PROQUEST . Le 28 Avril, une semaine après avoir reçu le projet, Auto Docs était sur place à la bibliothèque Mary Evans, pour accompagner le personnel local dans l’implication du projet . La numérisation en tant que telle a débuté  à la fin du mois de mai au rythme de 300 images par heure et par scanner. Grâce à ce processus de travail, ProQuest a pu lancer son service d’archives en ligne à temps (en septembre).

Avantages

Auto Docs ont été en mesure de surmonter les restrictions opérationnelles sur place inhérents au projet Mary Evans et respecter les délais du projet en faisant usage de leur vaste expérience avec les scanners i2S, soutenu par un régime de gouvernance du projet qui a assuré la gestion cohérente et efficace, sans oublier la qualité, tout au long de l’opération de numérisation . Les deux opérateurs installés à la bibliothèues numérisaient, puis envoyaient les images à l’équipe d’Auto Docs basée à Glasgow, en charge la gestion de la qualité des images, des données et de la vérification des métadonnées.

ProQuest a été extrêmement satisfait des services fournis par Auto Docs. Grâce à ce succès, qui s’est fait savoir, Auto Docs a maintenant aussi bureau implanté à London Docklands pour être au plus près des nombreuses archives nationales importantes implantées à Londres.

A propos de Automated Document Services Ltd:

Automated Document Services Ltd est l’un des prestaires les plus reconnus pour ses services de numérisation de tout type d’ouvrages et de gestion des données au Royaume-Uni. POur en savoir plus
www.autodocs.co.uk